Jak gasić pożary w zespole?
Pomimo dobrego zgrania, prawdopodobnie na pewnym etapie w zespole pojawi się konflikt. Jego obecność może albo osłabić firmę, albo umocnić, jak nigdy wcześniej. Więc jak dobrze zażegnać kryzys? I na czym polega w nim rola szefa?
Budowanie zgranego zespołu trwa, a konflikt tę budowę przerywa. Dlatego jego zażegnanie powinno być priorytetem każdego lidera. W ten sposób spędzający sen z powiek kryzys, można zmienić na zgrany zespół. Ale trzeba dobrze wiedzieć, co go spowodowało i jak postępować, żeby sytuacja obróciła się na naszą korzyść.
Rodzaje konfliktu. Jakie jest podłoże problemu?
Dobrym sposobem na poznanie istoty nieporozumienia jest koło konfliktów amerykańskiego mediatora Christophera W. Moore’a. Przedstawia on najczęstsze przyczyny, które skutkują spięciami oraz uszeregowuje je, tworząc rodzaje konfliktów. Aby lepiej zrozumieć problem warto na początku przyjrzeć się jego przyczynom.
Wyróżniamy m.in.:
- Konflikt wartości (powodowany różnicami światopoglądowymi, religijnymi, etycznymi, spójnymi z jednostką);
- Konflikt relacji (zła komunikacja, błędna percepcja, stereotypy);
- Konflikt danych (różnice w interpretacji, błędne rozumienie, brak informacji);
- Konflikt strukturalny (nierówny podział ról i kontrola zasobów, nadmiar zadań, różne role społeczne);
- Konflikt interesów ( ze względu na aspekty rzeczowe czyli pieniądze i czas, psychologiczne, np. zaufanie i niezgodności w sposobie prowadzenia rozmowy);
Metody działania w przypadku konfliktu w zespole
W zależności od przyczyn danego sporu, do każdego kryzysu trzeba wybrać indywidualny sposób. Mimo wszystko istnieją uniwersalne porady, które podpowiedzą, jak postępować.
- Na początku postaw na diagnozę. Dowiedz się wszystkiego na ten temat. W dalszej klasyfikacji może pomóc koło Moore’a.
- Jako szef postaw się w roli bezstronnego mediatora i rozpocznij mediację od rozładowania napięcia i negatywnych emocji.
- Znajdź źródło problemu i przeprowadź otwartą rozmowę z obiema stronami.
- Zaangażuj pracowników, dowiedz się, co sądzą o problemie. Zyskaj szersze spojrzenie na sprawę.
- Skonfrontuj racje każdej ze stron, nie stając po żadnej z nich.
- Zaproponuj alternatywne rozwiązania i doprowadź do kompromisu.
- Staraj się zredukować napięcie emocjonalne i kontroluj rezultaty rozejmu.
Mediacja. Jakimi zasadami kieruje się dobry mediator?
W przypadku konfliktu, na co dzień zarządzający ludźmi lider, musi stanąć w obliczu nowego wyzwania. Mediacja to kluczowa metoda rozwiązywania konfliktu. Ale jak się w niej nie pogubić i rzeczywiście być bezstronnym?
7 złotych zasad każdego mediatora:
- Zapomnij o koleżeństwie
Aby zachować bezstronność, nie patrz na stopień znajomości. Nie dopisuj ludziom cech, które Ty uważasz za im właściwe. Każdy ma swoje racje, które bez względu na złą reputację, albo koleżeństwo, powinny zostać zweryfikowane.
- Nie wszystko jest zawsze czarne albo białe
Winę niekoniecznie można przypisać tylko jednej osobie. Staraj się patrzeć szerzej, bo zazwyczaj prawda jest gdzieś pośrodku.
- „Masz rację”
Nie bój się tego przyznać. Przyjmij pozycję przyjaciela dla obu stron. Nie wartościuj ich słów, bo w tym konflikcie każdy ma odrobinę racji. Choć dla obydwojga ich jest najważniejsza.
- Znajdź punkty wspólne
Obie historie z pewnością się ze sobą zazębiają. Spróbuj dotrzeć do tego, co tak naprawdę je łączy i na tym oprzyj dyskusję i dalsze negocjacje.
- Nie bagatelizuj problemu
Nawet najmniejsza nierozwiązana sprzeczka może nieść za sobą duże konsekwencje. Jeśli już być mediatorem, to zawsze.
- Nie uogólniaj
Podczas mediacji nie używaj zwrotów typu: ty zawsze, ty nigdy, ciągle to samo, jak zwykle, bo każda sytuacja jest inna.
- Winny jest proces
Żeby załagodzić napiętą sytuację, którą nie sposób rozwiązać, skup ich uwagę na czymś innym. Nie wiń człowieka, a zwróć uwagę na proces, który zapewne jest wszystkiemu winny.
Pozytywy konfliktu? Prawdziwy kryzys weryfikuje zespół
Powodów konfliktu może być wiele, natomiast równie dużo jest on w stanie powiedzieć o pracownikach. Patrick Lencioni w książce „Pięć dysfunkcji pracy zespołowej. Opowieść o przywództwie” wyróżnił pięć zachowań, które cechują efektywny zespół.
5 dysfunkcji pracy zespołowej:
- brak zaufania,
- obawa przed konfliktem,
- brak zaangażowania,
- unikanie odpowiedzialności,
- brak dbałości o wyniki.
Z tego modelu wynika, że nawet największy konflikt jest lepszy, niż jego brak. Ponieważ poszczególne szczeble tej piramidy możemy osiągać po kolei. Kryzys usprawnia zebrania zespołu, ludzie stają się bardziej otwarci. A lepsza komunikacja przyczynia się do większego zaangażowania.
